Risicomanagement

Free Press Unlimited werkt in een complexe en dynamische omgeving. Sommige risico’s zijn inherent aan ons werk, zoals partners die (nog) niet in staat zijn een project goed uit te voeren of het werken in conflictgebieden.

 

Een deel van ons werk bestaat immers juist uit het opbouwen van de capaciteiten van (startende) mediaorganisaties – en we werken veelvuldig in conflictgebieden. Ondanks deze verhoogde risicobereidheid is het erg belangrijk dat we de risico’s op verschillende niveaus in de organisatie herkennen en daar adequaat mee omgaan. In 2018 hebben we risicomanagement op alle niveaus in de organisatie geïntegreerd. Ons risicomanagementmodel is gebaseerd op de internationale ISO 31000 normen.

Risiconiveaus

Free Press Unlimited is een projectorganisatie en bij projecten horen risico’s. Dat geldt zeker voor de sector waarin wij werken en de vijandige omgeving waarin onze partners opereren. We onderscheiden vier verschillende risiconiveaus:

  1. Op organisatieniveau hebben we de potentiële interne en externe risico’s gerangschikt in ons risicoregister. Bij elk risico staan risicobeperkende maatregelen die we goed monitoren. Elk jaar vernieuwen we dit register en eenmaal per twee jaar maken we een update.
  2. Op procesniveau stellen we de risico’s en risicobeperkende maatregelen vast tijdens de jaarlijks plannings- en rapportagecyclus. In de beoordeling van procesrisico’s beschrijven we de risico’s die een groot (onvoorzien) effect kunnen hebben op de kernprocessen van Free Press Unlimited, en de risicobeperkende maatregelen die daarbij horen.
  3. Op projectniveau is een risicobeoordeling verplicht voor al onze projecten en onderdeel van de jaarlijkse werkplannen. Hierin ligt het accent op de interne en externe risico’s, inclusief risicobeperkende maatregelen.
  4. Op individueel niveau krijgt elke medewerker die voor haar of zijn werk moet reizen een veiligheidstraining, veiligheidsinstructies en debriefings. Bovendien monitoren we de veiligheidssituatie in onze projectlanden continue. We werken immers in fragiele en conflictgebieden waar mensen grote risico’s kunnen lopen; de veiligheid van onze medewerkers staat voorop.

In onderstaande tabel noemen we de belangrijkste risico’s, hoe groot de kans is dat ze zich voordoen, wat de gevolgen zijn en welke maatregelen we nemen om deze risico’s te voorkomen. Deze tabel is onder meer in lijn met de nieuwe richtlijn RJ650.

  Bedreiging Maatregelen Kans Impact
Continuïteit van de organisatie Financiering van mediaprojecten wordt moeilijker door verminderde aandacht (ook van donoren) voor persvrijheid, mensenrechten etc. Actieve beleidsbeïnvloeding via GFMD voor Duurzame Ontwikkelingsdoel ‘toegang tot informatie’.
Actieve beleidsbeïnvloeding voor mediaontwikkeling bij EU en NL politiek.
Actief op zoek naar alternatieve financiering.
Mogelijk Groot
Reputatie Reputatieschade voor Free Press Unlimited dreigt door slechte projectuitvoering of negatieve berichtgeving over projecten / in crisissituaties. Projectprocedures naleven en regelmatig controleren.
Crisismanagementplan is geïntegreerd in organisatie en management is getraind. Managers volgden een mediatraining.
Mogelijk Groot
Fraude Fraude of andere valse informatie wordt ontdekt tijdens de uitvoering van een project. Naleving van projectprocedures, incl. financiële controles, locatiebezoeken, beperking subgrants (1 jaar), sancties. Waarschijnlijk Klein
Integriteit Medewerkers en freelancers (trainers, consultants) houden zich niet aan de gedragscode en misdragen zich. De gedragscode is onderdeel van contracten. Free Press Unlimited heeft een ISO-klachtenmechanisme en een vertrouwenspersoon. Mogelijk Beperkt
Digitale veiligheid Door hacks, fishing, spionage of onveilige digitale communicatie lekt privacygevoelige informatie uit die de levens van mensen in gevaar kan brengen. Digitale omgeving is uitbesteed aan gespecialiseerde IT-host
Regelmatige training van medewerkers.
Beveiligingsbeleid is onderdeel van het algemene veiligheidsbeleid.
Waarschijnlijk Beperkt
Conflictgebieden Het land waarin we een of meer projecten uitvoeren wordt té instabiel, waardoor we de activiteiten moeten stopzetten. Contextanalyse vóór uitvoering project, zodat risico’s bekend zijn. Bij onverwachte crisis onmiddellijk contact met donor en informatie naar partner over de stappen (sluiting, winterslaap). Waarschijnlijk Klein
Naleving Tijdens de uitvoering van een project voldoet de partner of Free Press Unlimited niet aan de afspraken met de donor, waardoor Free Press Unlimited financiële en/of reputatieschade oploopt. Financiën checkt vóór projectindiening alle vereisten, tijdens de uitvoering de rapportages.
Onderdeel van de opstartprocedure is naleving van donoreisen.
Mogelijk Beperkt
Financiën Onvoldoende financiële controle over lokale kantoren. Jaarlijkse financiële checklist. Continue monitoring door Free Press Unlimited van lokale financiële rapportages. Regelmatig contact en afstemming met lokale financiële medewerkers.
Voorschotten maandelijks uitbetalen.
Onwaarschijnlijk Beperkt